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ビジネスマナー9~社内でのビジネスマナー其の5~

ビジネスマナー9~社内でのビジネスマナー其の5~

こんにちわ。

インターコード沖縄支社勤務の広瀬です。

今回もまたまた引き続き前回紹介した社内でのビジネスマナーの項目の続きを解説していこうと思います。

社内でのビジネスマナーは今回で完結の其の5です。

~重要情報に対する対応~
現代社会において情報というのは、非常に重要な財産であるといえるでしょう。

こうした情報が漏洩するということは、会社にとって重大な財産を無くしてしまうということだけにとどまらず

個人情報などの漏洩は、会社にとって訴訟などの大問題をもたらすリスクにもなりえます。

10年以上前ですが個人情報保護法が出来てから更に情報というもの価値や重要性が上がりました。

こうした情報については会社側がしっかりと管理することが義務付けられておりますが

従業員・社員でもこうした情報の漏洩などについて、隙を作らないように対応するマナーが必要です。

機密情報や個人情報の範囲としては、当然会社にもよりますが一般的には以下のような項目がその対象となります。
・顧客の名前・取引情報など
・社員の名前・役職・待遇など各人事情報
・経営に関する情報
・技術等に関する情報

具体的に以上のようなものなどが挙げられるでしょう。

また基本的に会社が公開していない情報は

全て機密情報であると考えても良いでしょう。(不明な場合は必ず上司に確認してください)

~機密事項・個人情報漏洩に関しての注意~
まず、以下の行為は行わないようにしましょう。

・外出先でで重要な話をしない
外で話をする際は、誰が聞き耳を立てているかわかりません。

重要、大事な話は多くの人が集まるような場合は避けないといけません。

また、携帯電話での会話は意外と声が大きなものですので

そういう場合も意識して注意しましょう。

どうしても外で話さなければならない場合は、

伏字やイニシャルで話すなど言葉を暗号化し

外で聞いている人が、聞いても分からないように工夫する場合もあります。

・重要な情報は極力持ち歩かない
個人情報、重要機密等のデータは出来る限り持ち歩かないようにしましょう。

やむを得ずどうしても必要な場合は、パスワードロックを掛けるなどして漏洩しにくいように工夫します。

その際、細心の注意を払うことも忘れてはなりません。

・飲み会などへの出席は基本的には鞄を持っていかない

アルコールが入ると人間というものは誰しも注意力が散漫になりがちです。

忘れ物などによる紛失リスクを避けるためにも

飲み会に出席する際は極力重要なものは持ち歩かないようにしておきます。

~命令・指示の受け方マナー~
特に新入社員や若手のうちは上司からいろいろな指示や命令を受けることが多いでしょう。

ただ適切な命令や指示の受け方やそれに基づく行動がない場合

上司の印象が悪くなるだけでなく業務上で様々な迷惑をかけてしまう場合もあるでしょう。

原則として上司からの命令は絶対と思ってください。

新人のうちは元気さとフットワークの軽さを心がけて指示を受けましょう。

大きな声で元気。そしてすぐやるというのが基本です。

・命令・指示を受ける際のポイント

命令や指示を受けても何をしたらよいのかで迷わない。

ここでは、上手な指示や命令の受け方のポイントをまとめます。

1.指示・命令の内容を理解する
当然ですがどういった指示や命令であるのかを確認します。分からない場合は、しっかりと確認してください。

2.仕事の期限を明確にする
いつまでにやるべき仕事なのかを確認する。

今既に別件の仕事がある場合で、優先順位の判断がつかなければ

上司に相談しどちらに優先順位をつけて行うのかを決める

3.命令や指示は必ず復唱する
単純な命令の場合は口頭で復唱する。

単純出ない場合は必ずメモをとり内容を確認するようにしておきましょう。

人間の記憶は意外と曖昧です。形に残すこと。

4.わからないことは必ず確認する
もし、少しでも気になることがあれば勝手に判断するのはNGです。

上司は部下の仕事の結果に対しても責任を負っている。

もしも分からないことがあれば、小さなことでも聞いてきましょう。

ただし、同じ質問を何度もするのはマナー違反になります。

一度で理解できるよう、できないのであればメモをしっかりとりましょう。

~出張のビジネスマナー~
仕事をし始めると、1泊以上の宿泊を伴うような仕事をまかされることもあるでしょう。

出張の最大のポイントは、長距離を移動して取引先と会う事になる為

「忘れました」などのミスが大きなロスになりかねません。

場合によってはビジネスの失敗にも繋がる恐れもあります。

まず、出張は事前準備は通常業務以上に入念に行ってください。

通常の取引先との取引では、「書類を忘れました」も通用するかもしれませんが

出張の場合は取りに戻ります、などは通用しません。

準備が無駄になることはありませんから、入念に準備します。

その際は、仕事の資料、筆記用具、名刺(必要量より多めに用意しておく)、

身分証、携帯電話、必要に応じて時刻表やパソコン、旅行用品などをしっかりチェックします。

特に、仕事の資料や名刺は忘れてしまった場合、どうしようもなくなることもありますので、入念に何度もチェックし、

「もしかしたら必要になるかも」といったものもしっかり準備しておきましょう。

社内でのビジネスマナーは今回で終了になります。

次は取引先やお客様対応のマナーを紹介予定です。

では!

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