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ビジネスマナー 質問の仕方。

ビジネスマナー 質問の仕方。

ハイタイ!ふち子です。

5月25日のブログでは、携帯電話の基本的なマナーや注意点等を、
私の少しの経験を踏まえてお伝えさせて頂きました。

当たり前過ぎましたか?笑

社会人において基本は大切だと私は思っています。

終身雇用制が崩れた今、いつ転職するかもしれません。
社会人としての基本が身についていないと、転職先で、
能力があっても損をすることが多いと思います。

なぜなら、仕事は一人でするものではないからです。
気持ちよく仕事をする為に社内での基本的なマナーを覚えおくと良いと思います。

その為のビジネスマナーですが・・・ 笑 

以外と気づかないのですが、質問の仕方にも良い質問の仕方とそうでない
質問の仕方があるように思います。

「デジカメのシャッターのボタンがわからない」とかのように、
個人の意見や判断が不要で、答えだけを求めることが質問になります。

初めてデジカメを使用する場合には、自分でいくら考えても使い方が
わかるものではないですよね。答えを聞けばすぐわかるのに、聞かずにいると
時間だけは浪費します。近くにいる人に聞くと良いですよね。

新人の時は何故か、質問する前に質問しても良いか考える人がいます。
すごく時間を無断にしています。

カメラをもってウロウロしていて、まわりの人から声をかけてもらうのを待つなんて
絶対にしないようにしましょう!!

Time is money. 時は金なり。時間はお金と同じ位貴重なものです。

さて、質問する相手ですが、先輩や上司だったり、取引先の場合もあります。
やはり気持ちよく仕事をするために、マナーがあります。

「このカメラの使い方を教えてくださいませんか?」というよりも
「写真を取りたいのですが、どのボタンを押したら良いですか?」と具体的に質問することが求められます。

質問の前に大切なこと

●要点をまとめる。
●誰に聞いたら良いか確認する
●すぐにわかること、自分で調べればわかることは質問しない。
(上記の例題のカメラのシャターは今やだれでもわかりますね。笑)
●質問する相手が、忙しい様子であるとか、状況を判断することを忘れない。
●「今時間よろしいですか?」と相手に確認する言葉を忘れない

質問についてやってはいけないことのまとめ

■質問するにも姿勢に気をつけましょう!
※聞く態度は大切ですね。 笑。 基本中の基本。 

■質問を答えてもらったらしっかりと返事をすること。

・答えてくださった方も時間を割いて答えているのでせめて、「わかりました」
と理解したかどうかは答えましょう。

※お礼をいうのを忘れずに。
※そうでな無いと思いますとか・・質問したのに、議論になるようなことは避けた方が良いです。

※最近仕事のできると感じる新人の態度のレポートを読む機会がございました。
アンケートの結果、1位「挨拶ができる」でした。
朝の挨拶ももちろんそうですが、シチューエーションに応じた、返事はとても大切です!

■何度も同じ質問をすることはNG
・一度聞いたらメモをとるようにしましょう。
・似たような質問を繰り返さない。
 例えば、有給休暇申請の方法の質問をしたが
 翌日特別休暇申請の方法の質問をするなど、書類が違うだけで、内容は一緒の場合
 まずは、聞かれた方も少しは考えて、って思ってしまうかも。
 考えて質問することは大切ですね。

■質問している際に、途中口を挟まない!

■少し時間がかかりそうな質問や回答の場合には、事前にメール等で質問をしておく。

※面倒な質問やややこしい質問の場合には、その方が相手にとっては準備がし易いです。
もちろん回答は直接聞いた方が望ましいです。

■質問の前に大切なことをしっかりとまもる。

以前良い相槌を打つことについてレポートしたことがございましたが、質問もひとつの
コミニュケーションになります。

質問をすることで

●自分をを知ってもらう。
→どれ位その事について自分が理解をしているかがわかる。

●自分の印象を悪くすることもある

上司や先輩から、指示された業務を行っている際に、

「これをこうしたら作業効率がよくなるという質問はポジティブな発言で、
生産性を上げる為に必要な思考は大切です。

ところが、「これをしたいのに、なぜ私が、この作業するのか?」というような
批判的な気持ちが含まれている質問は、ネガティブで、
まわりのモチベーションも下がるし、作業効率も下げる結果になります。

極端にいうと会社を批判することにもなります。

批判的は質問はやめましょう!!

できるだけ、生産性を高めるような、効率を上げる為、の質問をするように
考えましょう。

●状況を打破することもある

行き詰まってしまって、前にすすめずに、いた場合に、ひとつひとつ、これは
必要かどうか、確認するための質問によって、状況が変わることもあります!
探求する気持ちからでる質問です。まわりのモチベーションもかわることもあります。

良い質問をすることで自分の印象も良くもするし、悪くもするってことですよね。

●質問は良いコミニュケーションの一つのツールである

大きな質問で相手の意図を汲み取り、小さな質問で相手との距離を縮めたり、
会話の中の適度な質問で、相手の話をちゃんと聞いている態度を示したり、
質問することで、そのことを深く探求することができたり・・
良い質問は、良いコミニュケーションを作ります。

しっかりと身につけて仕事のできる人と思われるようになりたいですね。

ふち子は、たまに「いじわる」で「この内容を知っているかどうかを確認するために」
質問をすることがあります。笑。 
いけない大人です。 

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