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ビジネスマナー「メール対応」

ビジネスマナー「メール対応」

皆様、こんにちは。電話代行スタッフの主婦社蓄です。
6月に入り新入社員の方もやっと業務に慣れてきて先輩社員に怒られるなんで事も少なくなってきたのではないでしょうか?

さてさて今回のビジネスマナーはメールについて紹介したいと思います☆

お客様や取引先など社外の方とやり取りをする際、見積書、請求書、お知らせ、通知書などあらゆるものを添付して送れるメールはとても便利なツールですよね。
PCやスマホから簡単に送ることのできるメールですが、その手軽さ故、気をつけなければいけないポイントがいくつかあります。
しらずしらずのうちにマナー違反してた!なんて失礼な事がないよう一緒にお勉強していきましょう☆

☆メールの基礎☆

ポイント1:受け取る側の立場になりきり、読みやすい内容になってるか確認しましょう。
例えば、請求書なのに支払い期日がない、振込先口座の記載がない、どの取引分なのか明確な記載がない・・・となれば、受取側にはまずそれを確認する必要性がでてきます。
そもそもあやふやなままの状態でお金を支払う人は存在しません。笑。
キチンと内容が記載されてるという事は相手にとっても自分にとっても大切な事です。

ポイント2:件名はわかやすく!シンプルに!
件名を読んだだけで用件が予測できる位なタイトルがベストです。
見てもらいたいからといってダラダラと長いタイトルをつけると読むのに時間がかかり不快にさせてしまいます。そうならないよう注意しましょう。

ポイント3:本文の書き方は 結論→理由、詳細が理想です。
メールでは時系列に沿って記載するよりもこの方法で表現する方が効果的です。まとまりがなく、長文だと途中で集中力が切れてしまい誤解や行き違いを招きやすくなります。
また忙しくしてる相手であればあるほど、喜ばれる形式となりますので是非覚えておきましょう!

.ポイント4:メールは挨拶に始まり挨拶で締めくくるようにしましょう。
これを守るだけで丁寧な印象になりますよ。
尻切れとんぼだとフワフワっとしてしまい、仕事のやり取りをする相手としては相応しくないと感じてしまいます。
せっかく送るのであれば、お互い気持良くなれる挨拶を取り入れないのは損です☆

.ポイント5:返信する時は届いたメールに送り返しましょう。
新規作成で返信してしまうとどの案件なのか、どのような内容なのか過去のメールを探す手間が発生します。
取引先の相手はあなただけとは限りません。普通の方なら複数名を相手に同時進行で仕事を進めてる事のほうが多いです。
負担をかけないためにも相手への気遣いを忘れないようにしましょう。

ポイント6:宛先に注意!
新人さんがやりがちなのが宛先とお伝えしたい方のアドレスの貼り付け間違いや
キーボードの操作ミスにより意図しないショートカットキーなんかが起動して誤送信・・・Ortなんて事もありえます。
件名、本文を作成した後に宛先を入力する。アドレスに会社名をつけるなど工夫次第でミスを防げる事もあります。
先輩や上司にもどうしやって管理してるか確認してみましょう。きっと素敵なアドバイスをくれる事かと思います☆

ポイント7:顔文字厳禁!
お友達や家族相手だとついつい使っちゃう顔文字。
気持ちを表現したり華やかな印象になりメール自体もカジュアルな印象になりますがビジネスにおいては使用してはいけません!
落ち込んでる後輩を元気づけるためなど特定の場合を除き、社外の方に使ってしまうと教育が行き届いてない印象を与えてしまいます。
wwwwとかも同じです。自分はフレンドリーなつもりでも相手はそうは思ってくれません。

ポイント8:TOとCCとBCC
違いが分からない人の為に簡単に説明します。
TO→あなたに対して送信してますとの意味。
CC→TOの人に対しての情報を共有します。参考にしてください位のポジションの方はこちらにあたります。
BCC→CCのようにメール受信者は送信対象者情報が見えません。
業務資料を複数のクライアントに一斉送信する際や、クレーム対応する際に上司に報告を兼ねて送信する際などはこちらを使用します。

ポイント9:返信と全員に返信
スマホなどでもそうですが、メールの送信相手が一人とは限りません。
返信するときはTOとCCがどうなってるか必ず確認するようにしてください。
TOの方の返信をもとにCCに名前が入ってるかたも含め作業するときなど情報共有が必要な時があります。
そういった場合、ひとりひとり個別に返信すると時間がかかります。
全員に送信するを選択すると便利です。また全員に返信すべきメールを個人宛に返信するのもCCの項目に入ってるかたへ情報が伝わらず手間をかけてしまうので十分に気をつけるようにしましょう。

ポイント10:送信前には最終チェック!
誤字脱字、敬称記載漏、文章に違和感がないかどんなに忙しくても最後に読み返す事が肝心です。
送り慣れないうちは声に出して読むのもお勧めです。(声のボリュームには注意してくださいね)
私が新人研修する際、1番口酸っぱく教えるのもこれです。
送信したメールは取り消せないということをけして忘れてはいけません!

10のポイントをあげてみました。
参考になる情報はありましたでしょうか。
人間なれるとなあなあになってくる生物。
たまに読み返し実行できてるか確認するのもいいかもしれませんね。では、また次回おあいしましょう^^

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