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ビジネスマナー 携帯電話の使用について

ビジネスマナー 携帯電話の使用について

ようやく梅雨入りいたしました!!

家の中にカビが発生してこないか、とても怖いふち子です。

私は朝、通勤する際にバスレーンを通って原付きバイクで会社に通勤しています。

バスレーンなので、右車線の車の渋滞を尻目にスイスイ走っています。
もちろん信号では止まります。当たり前です!!

左車線に停止している車をみると、最近では、赤信号の止まっている間にスマホを
触っている人を良くお見かけします。

スマホを見ている人のほとんどが、赤信号から左折信号の青のランプがついても
気づくのか遅くなり、クラクションを鳴らされることもたまにお見かけいたします。

そういう時には、心の中で、クラクションを鳴らされて慌てるから
事故の危険性が増すんだよって、怖くなります。

走っている時でも、対抗車線で走っている車の中でスマートフォンを触っているのをみると、恐怖です。
「頼むから前を見て走ってくれ~~~~って」心の中でさけんでいます。

バイクで無防備なので、特に感じるのかもしれませんが、
車やバイクに乗り公道を走る際には、しっかりと道路交通法というルールがあり
皆様そのルールにしたがっています。

運転しながら携帯で相手と話をしたりするのは

道路交通違反になり、罰則や罰金を受けることがあるようです。

社会人となると流石に、この辺のことは、承知している方は多いと思いますが
携帯電話の会社でのマナーについては、あまり知らない方も多いような気がします。

本日のビジネスマナーは携帯電話の対応の仕方について案内したいと思います。

携帯電話の基本マナー

※会社から電話を支給されている場合

●会社の電話と一緒で、社名と・自分の名前告げます。

●携帯を使ってはいけないところ以外では電源をいれておきます。

●機密事項や重要な事項の場合誰が聞いているかわかりません。
極力携帯電話を利用しないようにすること。

●自分から電話をする場合には静かな場所でかけるようにしましょう!

※受信した場所がとてもうるさいところだと、相手の声が聞こえない場合があります。
速やかに静かな場所に移動するようにするか、折返しをするなど、配慮は必要ですね。

※自分の携帯を使用している場合。
●基本は会社から電話を至急されている場合と一緒です。
●プラベートな電話を受けた場合には手短に、もしくは勤務時間外に折り返すようにしましょう
●会社に請求する為に、仕事で使用した料金がわかるようにしておくことも必要です。

※最近はかけ放題になるプランも登場してきているので明細を提出する等の
面倒はしたくないっていう人もいるようです。

■携帯電話の注意点
・仕事で利用するにしても、ビジネスシーンではマナーモードにする。そうでない場合には音量を下げておく等の配慮は必要です。
※着信音は普通のコール音が望ましいです。

・打ち合わせ中には必ずマナーモードにして、電話が、かかってきても応答はしない。
・ディスプレイを何度もみたりしない。

※私は、打ち合わせ中に重要な電話が入ることがわかっている場合には、事前に相手の方にお断りしたりして応答をする場合がございました。

※打ち合わせや会議など相手も貴重な時間をさいているのですから、その事を忘れずに対応してほしいです。

携帯電話にかける際に重要なこと

携帯電話にかける場合でも基本的な対応は固定電話とかわりありません。
でも、相手が話せない場所にいたり、話せない状況であったり、する場合があります。
かける相手の状況を確認する言葉は必ず必要です。


いつも御世話になっております。私インタコードのふち子です。
只今お時間よろしいでしょうか?

至急の場合。

相手の状況にも配慮しながら、手短に一番伝えたいことを分類し、具体的に
伝えることが必要です。

※携帯番号を教わっていても、取引先の人から携帯に連絡くださいと言われていないのであれば、まずは会社に電話するようしましょう。

相手が不在の場合

留守番電話にメッセージを残す。

携帯電話の場合、留守番電話にメッセージを残す機会が結構多いです。
その場合焦ってしまってうまく伝言が残せなかったりすることもあります。

過去にふち子は焦ってしまって、しどろもどろになり時間切れになった苦い経験があります。

そうならない為にポイントを抑えておきたいと思います。

●内容を事前に整理しておくこと

留守番電話のメッセージを残す時間は限られています。
20秒とか30秒とか3分とかです。何秒以内にというメッセージが流れると
パニックです。笑

●会社名と自分の名前を必ずメッセージに残す
※当たり前ですが、留守番電話でも固定電話でも最初に自分の名前を名乗ることは大切です。
※相手が良く知っている場合でも、名前を名乗らないことは失礼になります。

●相手の確認をする。もちろん留守番電話なので確認することはできませんが、必ず誰宛にメッセージを残したのかを伝える。

●何を伝えたかったかの用件を残す。
●相手にどんなことをしてほしいのかを伝える。


又、改めてこちらから電話します。

詳細はメールを送りますのでご確認くだいますようにお願いします。

お忙しい中申し訳ございませんが、折返し連絡くだいますようにお願いします。

相手にどうしてほしいかということを伝言に残すと、相手も対応がしやすくなります。

用件をまとめて、電話をすることは、携帯電話にかぎらずとても必要なことですね。

普段から意識して電話する際には要点をまとめて話すように準備してから
電話すると良いと思います。

■一番してはいけないこと。

携帯電話でも固定電話でも、留守番電話に切り替わっているのに何も言わずに電話を切ってしまうことはいけません。

私は留守番電話にメッセージを残し相手から連絡がほしい場合には、
念の為、電話番号を残します。その際に間違わないように、電話番号を復唱しています。

携帯電話を使用する際に一番大事なことは、プライベートと社用をわけること。

又、携帯電話はどこでも、いつ何時でもダイレクトに相手に連絡をとれるので、自分の
都合の良い時に電話することが多くなりがちです。

電話をうける側を想像して、今話せる時間帯なのか?今話せる環境なのか?相手に対する思いやる心が大切だと思います。

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