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ビジネスマナー「ビジネス文書」

ビジネスマナー「ビジネス文書」

皆様こんにちは。
会社に勤めていると他社から年賀状が届いたり、お知らせが届いたりするのを目にすることがありますよね。
業種にもよりますがビジネスにおいて文書というのはわりと頻繁に使用するツールとなります。
いざ自分が発信する側になった際、困らないようビジネス文書についてのマナーを一緒に勉強していきましょう^^

まずは最初は文書にすることのメリット・デメリットを考えていきましょう。

☆メリット
→文章にすることで口頭で伝えた時におこりがちな聞きまちがいを防ぐことができます。
→チャットや電話とは違いリアルタイムで対応しなくてすむので相手の都合に合わせて情報を伝達することができます。
→データとして残るためいつでも手軽に、内容の再確認をすることができます。

☆デメリット
→データとして残せるということは誤字脱字の文書をそのまま送ってしまった際も、相手の手元にその情報が残ってしまいます。
→口頭とはちがい、話すスピードやトーンで内容のニュアンスを伝えることが難しいです。
→きちんとポイントを押さえないと何が言いたいのかわからない文書になってしまいます。

次にビジネス文書の種類を紹介します。
大きくわけて2種類に分類されます。

☆ビジネス文書の種類

【社内向け】
→人事移動の通知・業務の日報・始末書・会社行事の案内など。

【社外向け】
→仕事の依頼・礼状・詫び状・FAXのヘッダー・会社移転の案内など。

どちらも基本は伝えたいことをはっきりさせることが大切です。
誰に宛てた文章なのか、なんの為に書くのか、きちんと伝えるべきことが書かれているかを意識しましょう。

☆ビジネス文書の基本

【読みやすさ】
見せかたが大切です。基本A4サイズに横書きします。読みやすいよう1枚にまとめるようにしましょう。
用紙いっぱいに文字が記載されてると読み辛いです。用紙全体の7割位に収めるようにしてください。
フォントのサイズは一般的に10.5ポイントをしようしますが件名などは大きめのサイズにするとバランスがとりやすくなります。
書体が突然変わると違和感があります。何か特別な演出が必要な時以外がなるべく同じフォントで作成するようにします。

【だめなビジネス文書の例】
・作成(送付)年月日が不明。
→いつの情報なのかわからないと読み返したときに混乱します。
・件名が不適切。
→忙しい人ほど件名で内容を把握する傾向があります。急ぎなのか重要なのか、案内なのかが件名で判断できると親切です。
・会社名を略す。
→ただただ失礼です。会社名の記載は慎重に行いましょう。
・情報が少ない。
開催日の日時だけを記載し曜日が抜けていたり地理に不慣れな方へメジャーな場所だからわかるだろうと
住所を省いたりすると自己中心的な印象を与えてしまいます。

☆宛名の書き方(よく使う敬称)
・個人→△△△様
・複数の個人→△△各位
・弁護士・医者・教師・学者→△△△様、△△△先生
・企業・団体→△△△御中
・○社を介して●社に宛てる→○社気付け ●社御中

☆封筒で送付する際の注意点!
→ホチキスやセロハンテープで封をすると面倒だったのかな?と思われてしまいます。
→㈱と略して記載するのもNGです。きちんと正式名称を記載しましょう、
→住所が長い場合はキリのよいところで改行をします。番地の途中で改行しないよう注意しましょう!
→個人的な内容で送付する際は会社用の封筒の使用を避けます。公私混同はNGです。。。。

☆ハガキと封筒の使い分け
年賀状など短い文章の場合はハガキを使用しますが基本的に文書の送付は封筒が原則となります。
ハガキは構造上、第三者に文章を見られてしまいます。見られたくない内容の場合は
封筒を使用します。

☆FAXで送る際の注意事項
メール同様 記録に残り、相手の不在時に送ることが可能で受信元の時間を拘束しないなど
便利なFAXですが1台を社内で共有することも多いためハガキと同じく担当者のみに知らせたい情報やプライバシーにかかわる内容の物は送れません。
また受信する側の用紙を使用するため情報量が多い場合は事前に相手の許可をとるようにしましょう。
細かい文字の場合は不鮮明になりやすいため拡大して送付してあげるようにしましょう。

【ビジネスメール】
上では紙ベースでのビジネス文書について触れましたが次はメールでの基本を紹介していきたいと思います。

☆返信はすばやく!
→送信した側は確認してもらえたのか不安が残ります。きちんと確認したことが伝わるよう届いたメールに返信をします。
(件名を変えて新しく作成して返信すると受信側が混乱してしまいます。笑)
すぐに返答できないような内容でも検討後、連絡する旨を伝えましょう。(返信漏れがないように管理しましょう)

→2日以上経過して返信する場合は「返答が遅くなり申し訳ございません」と一言お詫びしましょう。

☆内容は完結に!
→基本、1メールにつき1用件にとどめます。
→件名で内容がわかるようにする。
→長々としたあいさつ文は不要です。スクロールしなくても読めるように1画面で収まるのが理想です。
→見出しや箇条書きをしようしてレイアウトをすっきりさせる。ごちゃごちゃしてると読み手が苦労します。

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