business

言葉の使い方『ビジネスで使える、文書作成のマナー』

言葉の使い方『ビジネスで使える、文書作成のマナー』

社会人になると、社内・社外問わず、ビジネス文書を作成する機会が増えます。文書は相手に用件を正確に伝えるためのものです。きちんとこちらの意図を相手に伝えることのできる文書を作成できると、円滑に仕事をまわすことができます。文を書く際の基本的なルールをおさえておきましょう。

1.簡潔な文章を心がける
文章は短くまとめましょう。長い方がくわしくなって伝わりやすそうですが、あまりに長すぎる文章はまわりくどくなります。
用件が難しい場合は、箇条書きにする・文章を分割するなどの工夫をしましょう。

2.平易なことばを使う
難解な言葉や専門用語をつい使ってしまうことはありませんか。
時と場合によりますが、わざわざ難しい言葉を使う必要がない場面では、誤解の元になることもあるので、なるたけわかりやすくすることを心がけましょう。
特に専門外の人間や社外の人に対して文書を送る場合は、専門用語や業界用語が伝わらないことがあるので注意が必要です。

3.データは正確に
数字や日時、金額など、明確な数の記載が必要な場合は、あいまいにせず、きちんと書きましょう。
あいまいな記憶や感想、表現を使ってしまうと、信ぴょう性の欠けた文章となってしまいます。
数の記載は慎重に、裏付けのあるものを記載してください。
また、データは常に最新のものを使うことも重要です。

4.誤字脱字や文法に間違いがないか確認を
無事文章を書き上げても、すぐ「さあ、おしまい」ですませてはいけません。
かならず読み返しましょう。
誤字や脱字がないかどうか、文法に誤りがなく、わかりやすい文章になっているか、ポイントをおさえてチェックしてみてください。

・誤字や脱字がないか
・文法に誤りがないか
・日時や場所など間違いがないか
・文中に出てくる氏名や固有名詞などに誤りがないか
・敬称が適切に使われているか

以上のことに注意すると、わかりやすく、相手に伝わりやすい文書を作成することができます。

また、相手に用件を伝えるのに重要な要素として、「5W3H」を意識すると、より正確な文書を作成することができます。「5W3H」とは、以下のものです。

●When(いつ・いつまでに)できごとの日時・期限
発信日や実施日、期限、期間、開催日時など

●Who(誰が・誰に)主人公・関わった人
担当者名、受信者名、対象者、主催者など

●Where(どこで・どこに)できごとの場所・目的地
場所、会場住所、集合場所、届け先など

●What(何を・何が)用件・テーマ
件名、用件、テーマなど

●Why(なぜ)理由・原因
目的、根拠、原因など

●How(どうやって)手段・方法
方針、方法など

●How many(いくつ)個数・人数
必要な個数や人数など

●How much(いくらで)金額・予算
予算、見積り、費用など

このうちのどれが必要なのかは、その時の状況や用件によって変わってくるので、すべてを埋める必要はありません。しかし、これらをなるべくおさえて文章を書くようにすると、相手にとって親切で、わかりやすいものとなります。

以上、堅苦しくルールを書きましたが、どのような文章でも、一番大事なのは「読み手の立場に立って、読み手の気持ちを考えて書く」ことです。
たとえば、相手が同じ社内の人間なのか、社外の人間なのか、誰に向けて書くのか、それだけでもかなり内容が違ってきます。
なるべく専門用語は使わない方がよいとルールにあげましたが、相手が同じ業界内の人間で、用語を使った方がわかりやすい場合は問題ないでしょう。
逆に、まったく専門外の人間に向けての文章であれば、ルールのとおり、なるべく平易な言葉を使った文書を作成すべきです。
こういったことが、相手の立場に立った気遣いであり、文書を書くうえで重要な観点だといえます。

また、ビジネス文書は原則として「結論」から書くというのも大きな特徴です。
なぜ結論が先かといえば、読んですぐ何が書いているか把握できること=相手に理解のための時間をとらせないことが重要だからです。
なるべく簡潔に、結論から書くことで、必要な情報かどうか、優先順位の高いものかどうか、相手に読んですぐ判断してもらうことができます。
こうした点も、相手の立場にたったもの、相手にたいする気遣いのあらわれといえるのではないでしょうか。
ビジネスの場では結論から書くことを意識しましょう。

今回上げたもの以外にも、ビジネス文書をつくるうえで気をつけなければならないことは多くあります。
様式などにもいくつかルールがありますが、こうした細かな決まりも、用件を正確に伝えるための工夫のひとつです。
ひとつひとつ覚えて、相手に伝わるビジネス文書を作成できるようにしていきましょう。

フェイスブック

Return Top