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ビジネスマナー 手紙やメールの注意点

ビジネスマナー 手紙やメールの注意点

こんにちは。

今回は手紙やメール等で気をつけたい事について書かせていただきます。

☆ 御中と様の使い方

御中(おんちゅう)と様の使い方を正しくできておりますでしょうか。

会社や団体への敬称が「御中」で、人の名前には敬称が「様」がつきますよね

だからといって、会社名+担当者名の時には、御中と様をどちらもつけてはい

けません。

会社名だけの宛名の時には、会社名の後ろに「御中」をつけます。

会社名+部署名の宛名のときには、最後の部署名の後ろに「御中」をつけます

会社名+部署名+担当者名のときには、最後の担当者名の後ろに「様」をつけ

ます。

御中と様はどちらか一つだけしかつけませんので、敬称をつける時には注意し

ましょう。

よく返信用封筒などには○○株式会社行と「行」という言葉が印刷されています

が、返信する時には「行」に二重線を引いて「御中」と書いて返信する事がマ

ナーです。

ちなみに、御中とは、会社や団体の中の人への敬称であり、担当者がわからな

いため、もしくは担当者が居ない時に会社の誰かへの敬称になるのです。

☆ 様と殿ってどう使えば良い?

通常は「様」を使いますが、たまに「殿(どの)」を使うのを聞いた事があり

ませんか?

殿を使う時には目上の人から目下の人へつける敬称と言われています。その為

、会社で表彰されたりする時の賞状には○○殿という様に使われます。(社長か

ら社員へ贈られる賞状のため)

様よりも殿の方が目下になります。通常の社員の人は使う事がないかもしれま

せんが、賞状作成などで、社長の代わりに出す文章については気をつけましょ

う。

☆ 各位の使い方

「各位」というのは「皆様」という意味です。二人以上の人を対象に、個々に

敬意を払う言葉になります。各位という言葉自体が敬称ですので、他の敬称は

つけません。目下の人にも目上の人にも、使えますので、上司を含めて使って

も大丈夫です。

「関係者各位」や「店長各位」というように使います。

注意する点は、個人にあてる場合には各位は使いません。個人の場合は個人宛

にしましょう。

☆ ご査収くださいっていつ使う?

「ご査収(さしゅう)ください」とは、よく調べたうえで受け取る事と言う意

味です。簡単に言うと「(添付ファイル等を)ご確認ください」です。

ビジネスでの文章でしか使いませんので、口語としては使いません。

添付ファイルが無い場合や、確認するべき書類がない場合は使いません。

また、最近では「ご査収ください」という意味がよくわからない方も多く伝わ

らない可能性がある場合は、「ファイルを添付致しましたので、ご確認の程宜

しくお願いいたします」と書いても良いです。

☆ 社会人だからこそつかえるようになりたい「ご自愛ください」

「ご自愛ください」とは「お身体を大切になさってください」という意味です

。男性女性、目下目上を問わず誰でも使うことが出来ます。

「季節の変わり目ですので、ご自愛ください」などと一言、手紙やメールで、

特に目上の人などに文末に使うと、出来る大人です。

学生の時にはなかなか使うチャンスの無かった言葉かと思いますので、使って

みてください。

☆ 了解って誰にたいしても使ってもよい?

「了解しました」という言葉は良く聞きますが、目上の人には、「承知いたし

ました」「かしこまりました」「うけたまわりました」の方を使う方が良いと

されています。上司やお客様に使わないようにしましょう。

☆ 株式会社を略すと(株)で使ってもいい?

略したりすると(株)○○という様に書く事もできますが、メールや文章などで

は、略さずに株式会社○○と書きましょう。領収書などを出す時にも基本的には

略さずに出します。

ちなみに、口頭でよくお客様から前株で○○(会社名)ですと言われ、新入社員

は何の事?という方も居るのではないでしょうか?会社名が株式会社○○なのか

、○○株式会社なのかという事で、前に株式会社がつく事を前株(まえかぶ)、

後ろに株式会社がつく事を後株(あとかぶ)と言ったりします。

☆ くださいと下さいの使い方

「お読みください」など、読みにくいから漢字で「下さい」を使う方もいます

が、漢字を使うとこれは間違いになります。平仮名と漢字で使い分けないとい

けないのです。

人に動作をお願いする時に使う時には平仮名だけで、「ください」になります

。漢字の「下さい」は自分が何かを欲しいときに使い、「くれ」の丁寧な表現

の時に使います。

「おにぎりを下さい」「メールを下さい」「時間を下さい」は漢字です。

「お読みください」「注意してください」「気をつけてください」「ご自愛く

ださい」は平仮名を使います。

この使い分けが意外と知られていない為、読みにくいから全部漢字を使う方も

いますが、今日から意識して使い分けをしてみてください。

いかがでしたでしょうか。会社に入っても知らないで使い続けている言葉や文

章などはありませんでしたか?改めてご自身のマナーなどを見直してみると良

いかと思います。

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