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ビジネスマナー「返事」について

ビジネスマナー「返事」について

みなさんこんにちは、新人社畜ことやまぴです。
前回は報告を受ける側の注意点について書き連ねましたが、
本日は、より細かなコミュニケーションについて御紹介したいと思います。

本日紹介するより細かなコミュニケーションとは「返事」です。
「返事」は、もう説明の必要がないほど、コミュニケーションでは重要ですよね。
呼んでもろくに返事ができない人がいます・・・・本当に聞こえていないのかもしれませんが。。笑

呼んでいる側からすると、「返事」も無い様な場合深刻に捉えてしまい、時には不愉快になることもあります。
プライベートならまだしも、これをビジネスコミュニケーションへ置き換えると、
上司が呼んでいるにも関わらず、部下から「返事」が無い場合、当然やる気がないと判断されてしまいます。
この溝は、当人たちが考えている以上に大きいものです。

「返事」をしないというのは、相手が作ろうとしている人間関係を拒否しているということにつながります。
この様なことで誤解されたり、人間関係が作れなくなるのはなんとももったいない話です。
話しかけられ、無視をするのは前述したとおり論外ですが。
「返事」は、「返事」をすればなんでも良いと言うわけではありません。

受けた挨拶に対しての、「返事」もあります。
「おはようございます」、「こんにちは」、「こんばんわ」、「良い天気ですね」など
かけられた挨拶によって「返事」の内容も変わってくる様に、
注意された時の「返事」、依頼を受けた時の「返事」、確認に対しての「返事」。
「返事」は相手を見て、明るく積極的にすることが必要です。

NGなのは「ハイハイハイ」と言った重ね返事や「ハーイ」と言ったわざとらしい返事、
暗い小さな声の返事などは投げやりで軽い感じを与えるので慎みましょう。

適切な「返事」から、相手への意思表示を行うことで、
より良いコミュニケーションのきっかけとなることでしょう。
また例えタイミングよく「返事」が行えたとしても、
「返事」の内容によっては、その「返事」は台無しになりかねません。

人が対話する場合、互のあいだにはいろいろな距離感があります。
例えば、地位の上下、職制の差、年齢の差、序列、親しいかそうでないか。
その距離感を埋める言葉を「待遇語」と言います。

どう接するかによって、「返事」の際の言葉づかいも変えなければ行けないということです。
その代表的なものが、敬語です。
仲のいい友達と話すときは、タメ口や乱暴な話し方でも、問題はありませんよね。
しかし、いつでもどこでもそんなタメ口で話していては、
対話はかみ合いませんし、他人との協力関係を自分から拒んでしまうことになります。

あらたまった席で話すとき、初対面の人や社会的地位に差がある人と話すときなどは、
ことばづかいも多少あらためなけでばいけません。

初対面なのに、タメ口や友達と話す様な調子のことばづかいで話しかけられたら、
誰だって「なれなれしい」、「失礼」と感じ不快に思うでしょう。

ことばづかいは相手と自分との人間関係によって変わってきます。
したがって、逆にことばづかいから、相手が自分をどう見ているかを察することもできます。

相手はあなたが使ったことばによって、「あなたとはそんなに親しい仲じゃない」
「馬鹿にするな」と反応したり、「そう、よそよそしい間柄じゃないのではないか?」と
逆に距離感を感じてしまったりします。

こうした反応にあったら、話す過程で即座に解決していかなければなりません。
挨拶や話しかけられたり質問された場合など、
それぞれの状況に応じて適切なタイミングで相手との距離とシチュエーションに応じた
ことばづかいで「返事」を返すことが大事です。

ここまで難しく書くと混乱してしまいそうですが、多くの人はこれらのことを
自然にこなすことができています。
じゃあ、いちいちこんなのもを読んで一考する時間がもったいない。と思ってしまいそうですが、
自然にこなせているからこそ「当たり前」と捉えられてしまいます。

「当たり前」=「常識的にだれでもできること」を指しますが、
では「常識的にだれでもできること」をできないと判断された場合はどうでしょうか。

それは非常識な人と言うレッテルを受けてしまうことになりますね。
挨拶にせよ敬語にせよ、ビジネスマナーとしてはできて当たり前、
当然の様にいつも出来ている人であっても、
たまたま悪いタイミングでそれができなかった場合、
そのタイミングがすべての判断基準となってしまうことすらありえます。

一時が万事というヤツですね。

みなさんも、いつも元気よくしっかり相手との距離感を保ちつつ、
タイミングばっちりの返事を心がけていきましょう。

敬語の詳しい使い分けやその他の待遇語についてはまたの機会に詳しく
紹介していきたいと思います。ぜひまたの機会にご覧くださいね♪

くだらない駄文。申し訳ありません。お読みいただきありがとうございました。
やまぴでした。それではまた!

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