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ビジネスマナー【ホウレンソウ】

ビジネスマナー【ホウレンソウ】

働く上でのマナー

多数の人と一緒に働くということは最低限のルールやある程度のマナーが必要になります。
社会人になり、一番口すっぱく言われるのがホウレンソウの徹底だと思います。
業務を円滑に行うため、情報の共有が必要になります。

ホウ→報告
指示や依頼に対して経過報告や結果を伝えること。

レン→連絡
必要な情報を関係者に伝えること。

ソウ→相談
判断が難しいときやまとまらないときに意見を聞き助言をいただくこと。

的確なホウレンソウがなされていないと仕事のミスや効率ダウンにつながります。2重で確認が必要だと手間もかかり業務に割く時間が増え仕事に対するモチベーションも下がります。

☆報告する時に注意すること
・依頼した人に直接、伝えましょう!
(同じチームの人に伝えたからOK!とはいきません。伝言を受けた人の手間もかかります。また伝言だと不明点があった際、詳細の確認ができなくて大変非効率です。)
・重要度の高い作業ほど早めに報告しましょう!
(大きなトラブルがあり、自分だけの力でどうにかしようとしても限度があります。まったくなにも考えないのも問題ですが、なるべく早く上司に報告をし、上司が対応に使える時間をながく持てるようにする必要があります。)
・タイミングに気をつけましょう!
(報告をするということは相手の時間をもらうということです。それぞれ抱えてる仕事がありその緊急度は様々です。立込んでる時に割り込んで話しかけるのはマナー違反です!相手の振る舞いをみて、忙しそうにしてる時はメモに書いたりメールで報告して時間に余裕ができたときに確認できるよう配慮しましょう。急ぎや重要な案件の場合は忙しそうにしていても、報告が必要ですので気をつけてください><)
・内容を正確に伝えましょう!
(話すときはどうしても私見がはいりがちですが仕事においては正確な判断が必要になるため、事実のみを伝えるようにします。時系列があやふやにならないよう要点記載したメモを持参するのも効果的です。また意見を述べる時はその旨を最初に断ってからお伝えしましょう。また、ミスやトラブルをおこしてしまった時はついなんでもないように伝えがちですがこちらも同様、正確に伝えるようにします。フォローするのは上席です。事実を隠したり不明な点があると判断を誤ってしまう可能性があります。)

☆連絡する時に注意すること
・チームみんなに伝えること!
(例えば業務中、作業が追加になった事を聞いてる人と聞いてない人がいたとします。同じ業務を行っていても作業結果に違いがでてしまいますよね。聞いていない人の仕事が無駄になったり聞いていた人の作業が増えたりと大変やっかいな事になりかねません。下手すると自分には連絡が回ってこなかった・・・と対人関係がギクシャクすることもあるかもしれません。)
・曖昧な表現をしないこと!
(「歓迎会を行いますので夕方に集合してください」といわれたら困りますよね?夕方の認識が人によって違うのでいったい何時に行けばよいのかわかりません。このように表現が曖昧だと聞いた人はイライラします。笑)
・伝える順番に注意すること!
(内容によっては伝え方や伝えるメンバーを限定したほうが良いこともあります。業務全体を把握している上席に一番最初に伝えるよう意識しましょう。)

☆相談する時に注意すること
・自己判断は厳禁!!!悩んだら相談しましょう!
(不明点ができたらすぐに相談しましょう。そのままの状態で仕事をすると無駄がでたりクオリティーの低い物ができたりします。その都度、質問し 独断で勝手に進めないようにします。危険です。)
・相談相手を間違えないこと!
(作業でトラブルがあり対処法がわからないなどの相談はその仕事を依頼した人に直接確認するようにしましょう。新入社員同士で憶測で対応しそれが誤りであった場合周りに迷惑をかけることにつながる可能性もあります。)

最後にホウレンソウでの注意点
☆メールで依頼した業務は作業完了ではありません。
(他の社員にメールで振込み依頼をしたからこの業務は完了!ではありません。伝えたら送信した側は仕事が完了したような錯覚に陥りがちですが、実際に振込みが完了したわけではありません。依頼した相手がメールを見落としていたり内容を勘違いしている可能性もあります。送信相手から「振込みが完了しました」と返答があって始めて完結したことになります。)

☆メールで依頼があった際の対応
迅速な対応&返信が必要です。
送信した側には業務を完結させるという課題があります。
きちんとメールが届いているのか、見落としてないか、内容が正しく伝わってるのかと心配になります。「承知しました」「かしこまりました」「対応いたします」など簡単な内容でかまわないのでなるべく早く返信するように心がけましょう。
もし作業に時間がかかるようでしたらその旨も一言付け加えるとより親切ですね。

☆メールに頼り過ぎない
(同じフロアの至近距離で仕事をしているのにやりとりがすべてメールだと非効率です。
10秒あれば伝わる簡単な内容などは口頭でお伝えするなど臨機応変に対応しましょう)

メールだと相手の都合のよい時間に確認ができるというメリットがありますが
文章なのでまとまりのない長文だと読み手が疲れてしまいます。
なにより時間を費やさせてしまうので失礼になります。
だらだらと長文で書くより、直接口頭でお伝えするほうが相手の為にもいいこともあるので柔軟に対応するようにしましょう^^

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