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ビジネスマナー「訪問者対応」

ビジネスマナー「訪問者対応」

4月も半ばに入り、新入社員の方はやっと先輩の顔と名前が一致してきた頃ではないでしょうか。
かくゆう私も入社当初はなかなか先輩方の名を覚えれず、呼び間違うという失態を何度か繰り返していました。
(今、思い出しても失礼すぎて申し訳なさと恥ずかしさで胸が一杯になります。。。汗)

さて、社会人になると学生の頃とは違い社外の方を対応する機会も増えていきます。
身内だと笑って許されますが、社外の方相手にやらかしちゃうととんでもないことになります。
そんな事にならないよう、今回は会社に訪問してきた方への応対マナーを一緒に学んでいきましょう。

【来客対応】
まず、お客様がいらっしゃいましたら入口の近くにいる人がなるべく対応するようにしましょう。
その際、来客の方よりさきに声をかけるよう心がけてください。
「おはようございます」や「こんにちは」、「いらっしゃいませ」でOKです。

【予めいらっしゃる事を把握していた方への対応】
「いらっしゃいませ。株式会社◎◎◎の△△様でいらっしゃいますね。お待ちいたしておりました」
と対応します。お待ちいたしておりましたと迎えることで予約してることが伝わり、来客側は安心感と社員教育をしっかり行ってる会社だという印象をうけます。
よくある誤った言い回しで「△△様でございますね。」と対応しないよう気をつけてください。
人→○いらっしゃる。
物→×ございます。

【ねぎらいの言葉】
もし、天気が悪い日であれば「お足元の悪いなか、おいでいただきましてありがとうございます。」とねぎらいの言葉を付け加えると更に印象が良くなります。
ねぎらいの言葉例
・「遠いところおいでいただきまして、ありがとうございます。」
・「お忙しいところをおいでいただきまして、ありがとうございます。」
・「お暑い中おいでいただきまして、ありがとうございます。」などがあります。状況に応じて使いこなせるようにしましょう。

【来社する旨を把握してない方への対応】
時にはアポイントなしで突然、「△△部長はいますか?」と訪問してくる場合もあります。

【名前の確認方法】
そういった場合はすぐに返答するのではなく訪問者の名前を先に伺いましょう。
「失礼ですがどちら様でいらっしゃいますか?」とクッション言葉を使い相手に不快感を与えないような言い回しをするようにしましょう。

【名前の確認方法・裏技】
また名前を覚えるのが苦手な方や聞き取りにくい場合の裏技として相手の名刺をもらうのも手です。
「恐れ入りますが、お名刺をお預かりできませんでしょうか?」と伝えれば失礼にはあたりません。
名刺をいただきましたら「ありがとうございます。株式会社◎◎◎の△△様でいらっしゃいますね。」と読み方を確認するとよりスムーズに引き継ぎができます。
当て字で変わった読み方をする場合や漢字が難しくて読み方がわからない場合も
「申し訳ございませんが、お名前はなんとお読みしたら宜しいのでしょうか?」と素直に質問をしてください。

【取り次ぐべきかの判断】
会社ごとに営業はすべてお断りする事や、アポイントのない来社は引き継がない等のルールが存在します。
「申し訳ございませが、どのようなご用件でしょうか?」と訪問者へ来社目的を聞き、
「大変失礼ですが、お約束をいただいておりましたでしょうか?」と確認するようにしましょう。

【訪問者の案内】
「応接室へご案内いたします。」「会議室へご案内します。」と声をかけます。
訪問者が会社内の間取りの勝手がわかりません。誘導する際は相手の歩くスピードに合わせ、左側2.3歩斜め前を歩くようにしましょう。
段差など、足場が悪い場合は注意が必要なため「段差がありますのでお気をつけください。」とお伝えしましょう。
目的の場所についたら「こちらでございます。どうぞ、お入り下さい。」「奥の椅子におかけになってしばらくお待ち下さい」と訪問者が戸惑わないよう声をかけてあげてください。

【飲物】
お出しできる飲物が複数あるときは「お茶かコーヒーをご用意できますが、どちらにがよろしいでよしょうか?」と尋ねます。間違っても「おコーヒー」といわないようにしましょう。笑われてしまいます。
お出しする時は「よろしければ冷めないうちにお召し上がり下さい。」とすすめます。

【待たせてる時間が長くなる時】
対応予定者に急遽予定が入った、対応が長引いているなどの理由で
訪問者を長く待たせてしまう事があります。そんな時は「対応が長引いておりますので、申し訳ございませんがもうしばらくお待ちいただけませんしょか?」と声をかけましょう。お伝えせずに長時間待たせてしまうと忘れられたのかと不安になってしまいます。

【帰社時対応】
「お忘れ物はございませんでしょうか?」と声かけをし
「気をつけてお帰りください」と出口までお見送りをします。

相手を思いやり相手の立場になって行動する必要があります。
自分受けてうれしかったおもてなしや配慮をメモし、実際に行ってみるものいいかもしれませんね。

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