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ビジネスブログ2・メールのやりとりについて

ビジネスブログ2・メールのやりとりについて

こんにちは。
今回のビジネスブログはメールについて書かせて頂きます。

お客様とのやりとりは電話以外にメールでされる事も多いかと思います。多くの人が会社で自分のメールアドレスを持ち、お客様とメールのやり取りをしているかと思います。また、メールは社外だけでなく、社内の連絡手段としても使います。会社に入ったばかりだと携帯で送るメールとは勝手が違うという理由で、メールが苦手な人も多いと聞きますが、慣れるととても便利なツールですので、是非使いこなしてください。

☆電話とメールを使い分けましょう
電話とメールは連絡を取る手段として似ていますが長所と短所があります。
すぐに知りたい事がある場合は電話をかける事が多いかと思います。しかし、相手が捕まらない場合は電話よりメールの方が、隙間時間にパソコンや携帯電話等でチェックして送ってくれる場合があるので、お互いの時間があわなくても質問が返ってくる事があります。また、メールだと以前の履歴が残るので、やりとりを残したい場合はメールを使います。
電話がいいのかメールがいいのか時と場合、相手によって違いますので、使い分けましょう。

☆ TO・CC・BCCを使い分けましょう
社会人になるまで、TOしか使った事がないという人が多いかと思います。CCやBCCを使えるようになると社会人としてとても良いです。

*TO
基本的に送りたい人のメールアドレスを入れます。

* CC(Carbon Copy)
基本的な送り相手ではないですが、関係者にもメールを送りたい時にCCに入れておきます。
この時TOやCCの相手に、CCに誰が入っているかわかります。

複数の人が仕事に関わるようなプロジェクトだと、そのプロジェクトの人全員に進行状況がわかるように使ったりします。
また、新入社員だと、先輩にCCに入れておいてと言われる事があるかと思います。

*BCC(Blind Carbon Copy)
BCCにいれてメールを送るとTOやCCに入っている人にはわからない様に、BCCの相手にもメールを送信できます。

☆件名は入れましょう
私用では件名を入れない事もあるかと思いますが、ビジネスでは必ず入れましょう。
一目で内容が簡単にわかる様に、簡潔にいれます。
例)明日の打ち合わせの件、○○のご報告

☆ メールの書き方
1、 相手の名前
2、 挨拶
3、 自分の名前
4、 内容
5、 結びの言葉
6、 署名

という様な順番でメールを入れます。上記をふまえて簡単な例を紹介いたします。

株式会社○○
営業部 鈴木様(※1)

いつもお世話になっております。(※2)
株式会社インターコード ○○です。(※3)

先日お渡ししました書類〜〜〜〜(※4)

今後とも宜しくお願い致します。(※5)
署名(※6署名については下記にて詳しく書かせて頂きます)

上記は一例ですので、挨拶文や結びの文章などはその時々で変えましょう。ポイントとしては、行間をつめすぎずに、改行を入れて読みやすくする事です。

☆ メールの署名を見直そう
メールにほとんどの人が署名をつけているかと思います。
署名には

*名前(名前が読みにくい場合はふりがなをつける)
*会社名
*会社住所(郵便番号・ビル名もいれます)
*会社の電話番号・FAX番号
*会社のホームページのURL

などの上記の署名の方が多いかと思います。上記の署名は基本ですので、最低限は入れておきましょう。また、上記の署名だけでも良いのですが、弊社では、自分自身の事をもっとお客様に知ってもらいたいという事もあり、自分自身の自己紹介も署名に入れております。
この自己紹介をきっかけにお客様と話が弾む事もあり、お客様との心の距離が近くなったと感じる事があります。自分の趣味や好きな本のタイトル、飼っているペット、出身地など、アピールポイントを是非入れてみてください。

また自己紹介の他に、会社の事業でイベントなどがあればイベント詳細、お客様向けキャンペーンなど、告知したい事を入れてみましょう。期間毎に署名を変えるのも良いかと思います。

これは個人のメールアドレスの署名以外にも、会社としてのメールアドレスにも使えます。通販会社のメールアドレスの署名に良く見られますが、期間限定商品やキャンペーン情報など多くのURL付きの情報があり、メールから少しでもHPを見て貰うという手法があります。
メールは電話と同じで、顧客対応です。そして、ビジネスチャンスでもありますので、是非メールをきっかけに次の仕事に繋げて頂ければと思います。

☆ 送信前に再度確認
誤字脱字がないように、再度メールを読み直してから送信ボタンを押しましょう。また添付ファイルがある場合は添付しているか再度確認しましょう。

☆返信はメールを引用
相手が送ったメールを引用して返信すると、どの件についての返信なのか、わかりやすくなります。

☆メールを受け取ったら早めに返信
メールはすぐに返信しましょう。調べる事があって、返信に2、3日時間がかかる場合は、メールを確認した事と返信には2、3日お時間頂きたい旨がわかるようにその日のうちに一旦メールを返しましょう。

いかがでしたでしょうか?この機会に是非自分の送信しているメールを見直してみてください。

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