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ビジネスマナー3~社会人の基礎マナー其の2~

ビジネスマナー3~社会人の基礎マナー其の2~

こんにちわ。

インターコード沖縄支社勤務の広瀬です。

今回も前回に引き続き社会人の基礎まなー第二弾をご紹介していきます。

3.ビジネス会話のマナー

ビジネスでの会話は基本的に友人や家族との他愛も無いおしゃべりだったりとか

小説を読むかのように韻を踏んだりしすることとは大きく違います。

基本的に「分かりやすく」と「具体的に」と「簡潔に」話す。

この3点セットが基本となります。

その中で基本の心得となるポイントを4つ程ご紹介します。

【6W2Hを考えて話すべし】

昔は1H5Wなんて言われておりましたが

現代は進化してもっと具体的にする手法が増えてきています。
6W2Hとは「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」

「What(何を)」「Whom(誰に)」「Why(なんのために)」「How(どのように)」「How Much(いくらで)」

ちなみに1H5Wは
「Whom(誰に)」「How Much(いくらで)」
を除いたものです。

会話のときは、6W2Hがすべて説明されつ様、要点をまとめて話しましょう。

例えば「頑張ったけどできませんでした」という報告では

何をどう頑張って、なんでできなかったのかがわかりません。

こんな答えをされてしまったらそこまでのレベルと思われてしまいますので注意しましょう。

【結論から話すべし】
ビジネスの現場では会話にもスピードが求められます。

まずは「結論」を述べて、必要があればその理由や意見などを述べるようにします。

ここで良い例と悪い例をそれぞれあげてみましょう。

悪い例
「本日はは、○○社の××様とミーティングがありました。

ミーティングでは、競合の□□社が提示している金額が弊社のものより安いということで

このままでは□□社のモノに決まりそうでしたが

△△のオプションについて先日課長と打ち合わせした件で提案したところ

当社の商品を購入していただけることになりました。」

これでは何を言っているのか最後まで聞かなければ分かりませんね。

良い例
「○○社の案件についてですが、弊社商品の購入で決定していただけました。

決め手となったのは昨日課長と打ち合わせをしたオプションの件で

競合が提示した提案よりも価格面では負けていましたが

サービス面で契約をとることができました」

こうすれば、結論やその確信が冒頭で述べられているから上司も理解しやすくなりますね。

上司が忙しい場合も結論を先に聞ければ

「よし分かった。細かい点は後で聞こう」と早めに切り上げて作業を邪魔せずにすみます。

どの内容が一番重要なものなのか。

上司は過程なんかよりも結果がわかれば最低限の報告はできていると判断できます。

興味のない過程の話をグダグダされてもうっとうしいだけなので

必ず最重要事項の結論から伝えるようにしましょう。

【相手の理解度を見ながら話すべし】
ビジネスでの会話は相手が必ずしも自分の話を好意的で積極的に聞いてくれるわけではありません。

特に営業などの場では、相手は聞き耳を立ててくれない場合もあります。

こういう場合は、自分の話に耳を傾けてくれるように工夫して対応する必要があります。

(1)フロント
まず会話のはじめの入口部分を気をつけましょう。

話の重要性、または相手が興味を引くような引掛けが必要になります。

例えば一番最初に説明したような『見た目』もとても必要です。

感じの悪い人よりも、感じの良い人の話を聞きたいと思うでしょう。

不潔な人よりも、清潔な人の話を聞きたいと思うでしょう。

声の小さい人よりも、声の大きい人の話を聞きたいと思うでしょう。

暗い人の話よりも、明るい人の話を聞きたいと思うでしょう。

というように会話の入口で相手が理解したいと思うような気持ちになってもらうことが大事です。

(2)
アプローチ
相手が自分の話に興味をもっているか

ちゃんと伝えていポイントが伝わっているか確認をとっておきたいところです。

せっかく内容の良い提案をしても相手が理解していなければ無意味ですので

必要なことは繰り返すことなんかも丁寧ですが

簡単な質問を問いかけて理解度を測ったり

間をとって相手が頷いていることを確認してから話を進めるなどの

細かい気遣いがあればよりあなたの話を理解してきてくれることでしょう。

【わかりやすくはっきりとしゃべるべし】
前項でも触れたように小さい声は自信がないように聞こえます。

また、文章の語尾を曖昧に発音したりすると子供っぽく感じてしまいます。

声はできるだけ「はっきり」また「語尾までしっかり」と話すようにしましょう。

このほかにも、ビジネス会話のポイントとしては様々なポイントがあるのです。

・クッション言葉
クッション言葉とは、相手に対してお願いをしたり、反対意見を述べる

拒否をする場合などに使う言葉です。

上手に活用することで相手に対してやわらかい印象を与えることができます。

またこのクッション言葉は枕詞とも呼ばれどちらも同じ意味です。

代表的なものは以下の通りです。

・恐れ入りますが
・申し訳ございませんが
・失礼ですが
・早速ですが
・あいにくですが
・差し支えなければ
・お手数をおかけしますが
・できましたら
・今、よろしいですか?
・申し上げにくいのですが
・もし、よろしければ

よく聞いたことのある言葉だと思います。

この言葉があるのとないのでは言葉の印象がかなり違ってきます。

やむを得ず拒否、反対意見を言わなければならないケースで使うと

余計な温度を上げることなくスムーズに会話を続けられることでしょう。

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