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ビジネスマナー メールpart2

ビジネスマナー メールpart2

皆さん、こんにちは。
まだまだメールでの失敗?も多い私でしが
今回もメールについて学んでいきたいと思います。

Part2があるということはもちろんpart1がありますが、
part1と銘打ってないのでビジネスマナー メールを
さがしていただければ内容が確認できるかと思います。

前回はメールの利点と「TO」と「CC」、「BCC」の使い分けと
メールのマナーでした。
今回はメールマナーの詳しい内容について勉強していきたいと思います。

まず、メールを送るというのは相手がいますし、伝えたい内容がある事でしょう。
いかに簡潔に相手が読んでわかる内容にするかが大事です。

1、宛先について
  会社名、部署課名、担当者名の順にしましょう。
  【例】株式会社○○○
     営業企画部
     ○○様
 
2、件名(タイトル:Subject)について
  最初に相手がメールを受け取った時にみるのが件名です。
  件名、送信元によって受け取った人は優先順位をつけていく場合も
  あるので件名で内容が分かるように簡潔にします。
  文字数も表示枠を考えおおむね10文字から20文字が打倒です。
① 「何の」用件・・・・「○○会議」、「○○のご案内」、「○○について」
② 「いつの」用件・・・「第○回」、「○月○日」、「○/○」
③ 「どうしたいのか」・「~のご連絡」、「~のご報告」
※キーワードをつける【至急】【返信不要】【共有】【重要】
【例】「○月○日の打ち合わせの件」
   「【至急】○○会議の日程調整の件」

3、Re:について
  Re:は大体3回ぐらいとして複数回の乱用はしないようにしましょう。
  3回目以降は書き直すようにしましょう。
 【例】書類到着の件
     ↓ 返信タイトル
    Re:了解しました。(書類到着の件)

4、文字数について
  主にパソコンでやり取りすることが多いと思います。
  上記文字数は24文字ですが、どうでしょうか。
  パソコンでは横幅に限りがあり改行位置がずれる場合もあるので、
1行に大体30文字から35文字ぐらいが打倒です。

5、空白行について
  ずっと文字ばっかりになっていると目が疲れ、
読みづらい文章となります。
  タイトルと本文の間はもちろんですが話のかわる改行時にでも
  うまく空白行を使用して読みやすい文章を心がけましょう。

6、記号や罫線の使用について
  相手に伝えたい箇条書きになりそうな文言は罫線を使用して、
  読みやすいようにしましょう。
【例】○○について詳細が決定しましたので、下記の通りにお知らせ致します。
   ————————-
   日 時:○月○日午前○○時
   場 所:○○施設
   持ち物:***、***、***
   申込方法:メールにて予約
   ————————–

7、1メールで1用件について
  1メールにて複数用件があると分かりにくいし返信なども難しく
  なります。
  基本的に1メールで1用件としましょう。
  どうしても複数用件記載時には記号や罫線を使用して分かりやすい記載を心がけましょう。

8、5W1Hについて
  WHEN・いつ ・・・・・年・月・日・時間・期間・納期・頻度
WHERE・どこに・・・・場所・会場・出先・位置
WHO・誰が(誰に)・・・ 主催・担当・参加者・対象者・人数
  WHAT・何を ・・・・ 内容・目的・種類
WHY・なぜ(どうして)・・意義・動機・理由・原因・経緯
HOW・どのように・・・・ 手段・方法・内容・段取り
  原則は上記ですが最近は6W1Hで「to Whom⇒何人に対し(相手・関係・人数)」、6W2H「How much⇒どれだけ(数量・予算・範囲)」などもあります。

9、クロージング
メールは内容をお伝えしどうするのか?も大事です。
確認してほしいのか、返信がほしいのか、検討してほしいのか、
情報共有までの連絡だけなのか、返信不要なのか等色々ございます。

検索すれば色々な文例があるので参考にするとよいでしょう。
まずはどうしたいのかが分かれば文例はおのずと探せます。

それでは上記を参考にメールを作成してみましょう!!

【作成例】
件名:Re:複合機の見積もりの件 ←今回は返信

株式会社○○○○御中    ←宛先
営業部
○○ ○○様

お世話になっております。  ←挨拶
○○○○会社総務の○○です。

レンタルリース複合機の見積もり送付ありがとうございます。
さっそく検討致します。     ←本文

まずは受け取りの確認とお礼を申し上げます。 ←クロージング
またご連絡致します。
今後ともよろしくお願い致します。

————————-
○○○○<メールアドレス>   ←署名
○○○○会社総務
〒○○○-○○○○ 住所
電話03-○○○○-○○○○/FAX 03-○○○○-○○○○
————————–

いかがでしたでしょうか。
上記内容で伝えたい件は伝わったと思います。
基本中の基本のビジネスマナーのメールですが参考になれば幸いです。

今回は相手会社だったので会社名後に御中をつけましたが
相手によって敬称はかわるのでよく確認するようにしてください。

相手(取引先、社内等)によって使い分けも出てきますが
まずは使い慣れていく事が大事です。
なれないうちは誤字・脱字が多くもあるかもしれませんので
再度宛先、内容(本文)、クロージング内容を確認しミスが
でないようにしましょう!!
また次回もお楽しみして頂けたら嬉しいです。

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