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ビジネスマナー『伝わる報告』

ビジネスマナー『伝わる報告』

みなさんこんにちは、新人社畜ことやまぴです。
本日は伝わる「話し方」についてお話をしたいと思います。
会社では「ほうれんそう」って大事ですよね。緑の葉っぱではないですよ。
「報連相」です。「報告・連絡・相談」の頭文字をとって「報連相」と呼ばれています。
すでに社会人の常識ですが、この報連相は相手に伝わる話し方があってこそ成立するものです。
報告の意味がわからない。連絡事項が伝わらない。相談されても何が問題なのか理解できない。等、
せっかく報連相を実行しても、正確に伝わらないのであれば意味がありません。

では、どうすれば、相手に伝わる「話し方」ができるのでしょうか。

■相手にとって優先度が高い情報から伝える

日ごろ会社では色々な情報交換がなされています。
大事な情報を正しく伝えられるかどうかは会社での評価に直結すると考えましょう。
情報を伝えるもっとも重要な手段は、「報告」です。
報告する際、相手にとってどの情報の優先度が高いかを正しく選択できなければ、
相手をいらだたせるだけではなく、伝えたい内容とは全く違う意味合いで相手に伝わってしまうこともあります。
それでは報告の意味がまったくありません。
報告をする場合に重要なのは、「主題」を明確に示す事です。
報告点を曖昧にして、やたらに経過ばかりを述べる人がいます。
聞く側としては「結果を早く言えよ」といいたくなります。
特に会社では、報告する人はまず。「主要点」「概略」「結論」「成果」「数字」等を分かりやすく伝えることが必要です。
相手が一番知りたがっていることや、相手に知らせたいことを最初にはっきりと言う。
この方法は何かを説明する際にとても有効です。
たとえば、「これから作業の手順を、三点伝えるのでメモにとってください。」という風に、
話の最初に三つと予告することで、相手は受け入れる体制を整えるとともに、
実際に作業を行っている最中も、「もう一つ作業が残っているぞ」と忘れていることを思い出す助けとなります。
また、長時間、一方的に話す際には内容を要約するとポイントが鮮明になって間違いが起こりづらくなります。
または、話の終わりにまとめとして手際よく内容をまとめると話の意図が正しく伝わる効果もあります。
これらの事を実戦することで、しっかりと報告ができる様になれば、上司は安心して仕事を頼めます。
大切なのは、「主題を明確に示す」事と主題を伝わりやすくする為に「話し方を工夫する」ことです。

■真実と自分の意見を区別して話す

思いついたことをだらだらと話しつづける人がいます。
こんな人はきっとリアルブラック企業なら殴られてもおかしくありません。
段落がはっきりしない話し方は、聞き苦しいだけではなく、内容が理解できなくなってしまいます。
こんな話し方をしていると、真実なのか、話し手の意見なのかもわからなくなります。
とくに報告するときは、事実と自分の意見は区別して話す様にしましょう。
報告を受けた側が事実と意見を取り違えたりすると、その後の判断を大きく誤ることになるからです。
報告とはありのままの事実を知らせること。それには、主観や感情と、事実とをはっきりと区別しなければなりません。
事実を伝える場合には、「~しました。」「~でした。」と過去形で言うのが通常です。
このけじめをはっきりさせ、混乱をさけるためには、「推論」、「断定」、「含ませ」をさけましょう。
まず、「推論」はできるだけさけましょう。なぜならば、聞き手側が単なる推論を事実と誤解してしまうことがあるからです。
また、むやみな「断定」は事実に合わないケースが出てきます。
仮にうわさ話を元に、断定した話をしてしまうと、うわさ話レベルの情報を断言してしまうことになります。
報告というのは、事実を資料として提供するものだと考えましょう。
「含ませ」を盛り込み話をすると、断定と同じ結果をもたらします。
自分の意見を取り入れ話を盛ってしまうと、事実とは異なった印象に受けて側に伝わってしまう原因となります。

報告で大事なのは、「事実」を伝えることです。評価や意見は別物と考えましょう。

「相手に伝わる話方」はこれから、会社に入社する新入社員だけではなく、長年勤めた社員でも誰にでも必要なスキルです。
伝わらない報告は仕事の邪魔になるだけではなく、職場環境や人間関係や仕事の効率、会社の利益等色々な部分に悪影響を及ぼします。
もちろん、長い目で見れば自分の出世や収入にだって影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。
その場その場をしのげれば良いと考えるのではなく、聞き手側の為にも自分自身の為にも、
相手に「伝わる話方」を意識し報告を行ってほしいと思います。

いかがでしたでしょうか、実際の出来事を思い返しながら自分の報告は相手に伝わっているのか、
または伝わりやすいのか思い返しながら読んでいただければ幸いです。

くだらない駄文。申し訳ありません。お読みいただきありがとうございました。
やまぴでした。それではまた!

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