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ビジネスマナー メール

ビジネスマナー メール

皆さん、初めまして。
入社1年目だけど人生は長く?過ごしてきたナカモトです。
入社してわかった事ですが勤め先がブラック企業でした。笑。
という事はおいといてもうすぐ4月です。
巷では進学、新入、新卒、入社と言われる季節がやってまいります。

社会人としては専業主婦生活が長く、社会のイロハを現在学びつつおります。今頃?とお恥ずかしい限りですが、でも仕事は待ってくれないのでできれば確認しつつ一緒に学べればと思っております。

さて、今回は今の世の中どう接するにせよメールはかかせないアイテムの一つです。
友だち同士や知り合いとの気軽なメールやLINEも楽しいもんですが、仕事となるとそうはいきません。
ビジネスマナーの一環として必要不可欠な最低限の使い方、マナーはぜひぜひ身につけたいものです。
お手紙の文章とも違いますのでまずは初歩的なルールから学びましょう!

■メールの利点
メールは送受信が残りますので記録としていつでも確認が可能です。
また、似たような文章を書くときに活用できますしコピーして手直し・修正も可能です。
下書きとして残してもおけますので文章の見直しもすぐできます。
CCとBCCを活用して複数の人と情報の共有も図れます。

◆ 補足:「CC」と「BCC」とは?
・「CC」とはカーボン・コピーの略です。
主送信先「TO」(メールで送りたい相手のメールアドレスを入力する所です。)に対して副送信先が必要な場合にはこちら「CC」にメールアドレスを入力します。
意味合いは「TO」の宛先の人に送ったので参考までに見てくださいねという送信者の意図を表す場合に使います。
自分⇒TO(宛先)
  ⇒CC(副送信先)
※ 注意点はメールを受け取った相手に送信先のアドレスすべてが見える状態になります。お互いにメールアドレスが分かっても問題ないのか確認が必要です。場合によって個人情報(メールアドレス)の漏えいになりかねませんので取引先などメールをやり取りする時は注意しましょう!!
※ 返信時は?
 自分のメールアドレスが「TO」に入っており「CC」に別の相手のアドレスがある場合は原則「全員に返信」をするのが正しいです。
 「CC」に自分のアドレスが入っている場合は「参考までに確認して下さい」との事で情報の共有が主目的ですが内容によって返信が必要な場合は「全員に送信」するとやり取りが共有できます。

・ 「BCC」とはブライドン・カーボン・コピーの略です。
「CC」と同じように複数の人にメール送信時にアドレスをいれます。
こちらは「CC」と違って「TO」と同じメール内容が届きますがメールを受け取った人から他メールアドレスは参照できません。なので他に何人にこのメールが送られているのかは分かりません。
自分⇒TO
  ⇒BCC(上司や複数の取引先)
※ 注意点は「CC」と「BCC」を間違ってはいけない!!事です。また、一斉送信になるので「一斉送信のためBCCで送信しています」と一文をいれてもいいと思います。
  ※ 返信時は?
   「TO」、「CC」に自分のメールアドレスが入っていないのにメールが届いている場合は「BCC」で配信されたメールという事です。
   返信は送信した方だけに送信するようにしましょう!!
■ メールのマナー
1、 題名、件名(タイトル)を入れる。
2、 会社名があれば会社名をいれ○○様と宛名を入れる。
3、 文末には署名(会社名、部署名、名前、住所、連絡先等)を入れる。
4、 m(__)m顔文字などは入れない。
5、 丁寧な文書を心がける。「です、ます」など。
6、 1行は30数字程度にとどめ適度な文字数で改行を入れる。
7、 添付ファイルは送る前に相手の方に使用ソフトを含め確認する。
8、 サイズが大きい添付ファイルは転送サービスを利用する。
9、 機種依存文字の使用は避けましょう。パソコンによっては文字化けするので気をつける。
10、 返信不要の件はかならず「返信不要」をつける。
その他の案件でもキーワードを活用しましょう。
【緊急】【重要】【情報】など。※乱用しないようにしてください。
11、 やり取りの無駄をはぶくためふみこんだ内容にして確認をするようにして時間短縮の工夫をしましょう。
12、 長くなりそうな案件は箇条書きも使い簡潔にしましょう。でも5つぐらいまでがベストです。
13、 定型分を活用して使いまわししましょう。コピペしたあとに自分なりに編集するのもありです。
14、 メールは貯めこまないようにしましょう。
1日数回程度チェックするようにしましょう。
15、 送信前にかならず見直ししましょう。

メールは仕事に欠かせないコミニュケーションツールですが万能ではありません。相手の時間を拘束しないかわりに読んでいるのか分からないときもあります。緊急時や至急対応が必要な場合は電話を使い直接連絡を取る必要があります。また、相手に負担になる頼み事や謝罪に関する事などメールですませないようにしましょう。
また、文例などは検索かけると助けになる文例などや使用例などありますので活用していきましょう。
初歩的な内容でまとめてみましたが文章に書き出すと改めて重要性がわかりますね。
文章を完成せずに間違って送信してしまうなどありえないミスをやったことのある私ですがミスをへらすためにも今回はいい勉強になりました。
また、次回も楽しみにしてもらえると嬉しいです。

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